Det går att använda direktregistrering på flera sätt, beroende på kårens behov. Nedan samlar vi tips på arbetsflöden som nyttjar direktregistrering. Har du kommit på ett smart sätt att arbeta på som vi inte tagit upp nedan? Tipsa oss på scoutnet@scouterna.se!
Direkt registrering efter kontakt
Det enklaste sättet att använda registreringsformuläret är att kåren rekryterar medlemmar, bjuder in till prova på-möten och allt annat utanför Scoutnet. Så gör många kårer idag — när en scout sedan varit på sina 2-3 prova på-möten registrerar medlemsregistreraren hens uppgifter i Scoutnet. För att förenkla administrationen kan ni byta ut det här sista steget mot att visa vårdnadshavare eller nya medlemmar registreringsformuläret efter att de bestämt sig. De kan då fylla i sina egna uppgifter och medlemsregistreraren behöver bara komplettera med att tilldela en avdelning och sätta rätt avgift.
- Bjud in intresserade till kåren
- När personer bestämt sig för att börja, skicka en länk till registreringsformuläret och be dem fylla i det.
- Nyregistrerade medlemmar hamnar i listan ”medlemskap som väntar på godkännande”. Medlemsregistreraren placerar dessa i rätt avdelning och tilldelar en avgift i Scoutnet.
Direkt registrering utan tidigare kontakt
Kårer som vill förenkla sin rekrytering kan välja att bädda in formuläret på sin webbplats och låta intresserade personer registrera sig utan att först kontakta kåren. Genom att ställa in så att någon i kåren får epost så fort en registrering kommer in, kan ni snabbt bjuda in personen till rätt avdelning och se till att hen kan komma på prova på-möte. När hen bestämt sig för att börja godkänner medlemsregistreraren medlemskapet.
- Intresserade personer hittar registreringsformuläret på kårens webbplats och fyller i det.
- Kårens nyanmälningsansvariga får ett mail, och kontaktar ledarna på rätt avdelning.
- Ledarna bjuder in till prova på-möte.
- När scouten bestämt sig för att bli medlem går medlemsregistreraren in och godkänner medlemskapet.
Direkt registrering, automatisk inbjudan
Scoutkårer som litar på sin administration och kapacitet att ta emot nya medlemmar kan skapa ett automatiskt svarsmeddelande som talar om för nyregisrerade vilken dag de är välkomna på prova på-möte, och därmed slippa steget att manuellt skicka ut dessa. Risken är såklart att för många personer registrerar sig och bjuds in.
Med kölista
Använder kåren redan kölistan i Scoutnet? Då är ni bara ett halvt steg från att dra nytta av direktregistrering! Aktivera funktionen och välj att nyregistreringar ska hamna i kölistan. Publicera formuläret. Använd kölistan som vanligt. Så enkelt är det!
Om ni inte använder Scoutnets kölista idag, men har behov av att hantera en kö, kan ni spara mycket administrationstid genom att använda direktregistrering. Vi rekommenderar ett arbetsflöde i stil med:
- Blivande medlemmar kontaktar kåren och hänvisas till registreringsformuläret, eller hittar dit via kårens hemsida eller annan väg.
- Den blivande medlemmen registrerar sig online (själv eller via vårdnadshavare).
- Medlemmen hamnar i listan ”Väntelista” i Scoutnet. Listan sorteras utifrån när personen registrerat sig.
- När det finns plats på en avdelning, flyttar medlemsregistreraren personer från väntelistan till ”Väntar på godkännande”, lägger till dem på rätt avdelning, och ser till att de blir inbjudna till kåren.
- Avdleningsledarna återkopplar efter 2-3 möten vilka av de inbjudna som valt att fortsätta, och medlemsregistreraren lägger till dessa som medlemmar i kåren genom att klicka på ”godkänn medlemskap”.
Med manuell placering i kölista
Även kårer som har mer avancerade kösystem kan ha nytta av direktregistrering i Scoutnet. T.ex. förtur för personer med syskon i kåren, direkt antagning av medlemmar i vissa åldrar men kö för andra, etc. Genom att placera nyregistreringar i listan ”medlemskap som väntar på godkännande” och därifrån avgöra om en person ska hamna i kön eller godkännas som medlem direkt ges ökad kontroll.
- Blivande medlemmar registrerar sig online.
- Medlemsregistreraren går igenom registreringarna i listan ”medlemskap som väntar på godkännande”. De som kan börja direkt får en inbjudan, medan andra placeras i väntelistan och får information om detta.