I Scouterna måste varje patrull, avdelning eller kår anta en egen stadga för att kunna söka bidraget. Vi har tagit fram en exempelstadga som ska vara enkel och tydlig så att scouterna lätt kan förstå den. Vi ser detta som en viktig demokratiskola och då är det viktigt att man förstår vad man gör.
Blanketter och information
På hemsidan finns alla uppdaterade manualer och blanketter, sorterade utifrån om ni vill ansöka som patrull, avdelning eller kår. Vad behöver göras under hösten?
- Kåren bestämmer vilken nivå man ska söka för (patrull, avdelning eller kår). Hela kåren måste söka för samma nivå.
- Varje patrull, avdelning eller kår har ett årsmöte (beroende på vilken nivå kåren beslutat att söka för).
- På årsmötet antas stadgar. Varje medlemsförening måste anta egna stadgar (det går bra med exempelstadgan).
- Varje medlemsförening måste också välja en revisor.
- Medlemsföreningen fyller också i en verksamhetsredovisning för året.
- Kåren uppdaterar Scoutnet med rätt avdelningar och patruller samt placerar kårens scouter i dem. Gör detta före den 31 december för att underlätta er ansökan.
- Alla blanketter sparas på ett centralt ställe.
Ansökan
Ansökan öppnar i Scoutnet första veckan i januari.
Sista dag för att ansöka om Statsbidrag i Scoutnet är den 31 mars.
Scoutnet kommer utgå ifrån hur det såg ut i i medlemsföreningar den 31 december. Därför underlättar det för kåren att lägga in alla medlemmar i rätt avdelningar och patruller redan under hösten, så slipper ni göra det arbetet i efterhand.
Kåren kan göra sin ansökan helt elektroniskt i Scoutnet och avdelningsledarna kommer att skriva under ansökan via e-post. Inget behöver postas eller skrivas under för hand, men det är viktigt att ha blanketterna som underlag när ni lägger in ansökan i Scoutnet.
Ni behöver alltså inte skicka in årsmötesprotokoll och verksamhetsredovisning till rikskansliet, dessa dokument sparar ni på kåren. Men var noga med att samla in och arkivera dessa eftersom vi behöver kunna visa alla underlag exempelvis vid en eventuell granskning/revision.
Godkänna medlemsföreningen
Varje medlemsförening ska godkännas av ansvarig ledare, detta görs genom Scoutnet. En ledare kan godkänna flera patruller men kan inte godkänna alla patruller i en kår. Det är den som är ledare för patrullen eller avdelningen som ska godkänna ansökan. Om inte detta görs kan inte ansökan godkännas och patrullen/avdelningen/kåren går miste om statsbidraget.
Registrera avgiftsbefriade medlemmar
Vissa kårer har medlemmar som är avgiftsbefriade, detta innebär att kåren står för deras distrikt- och förbundsavgift. Alla avgiftsbefriade medlemmar måste skriftligen bekräfta sitt medlemskap. Bekräftelsen ska sparas på kåren och är mycket viktig om kåren blir utvald för granskning/revision. Vi har tagit fram ett förslag på en bekräftelse som intygar medlemskap.
När ansökan läggs in i Scoutnet registrerar man avgiftsbefriade medlemmar i steg 2.
Alla som bekräftats i steg 2 måste kunna styrkas med en skriftlig bekräftelse!
Revision
För att Scouterna och scoutkårerna ska få söka statsbidrag måste vi varje år utföra en granskning av kårer som sökt bidraget. Våra revisorer väljer slumpvis ut vilka kårer som ska granskas och riksorganisationen påverkar inte denna granskning. Varje medlemsförening måste ha protokoll från sitt årsmöte, stadgar, verksamhetsredovisning samt intygen som de avgiftsbefriade medlemmarna har fyllt i. Alla dessa dokument måste därför sparas och arkiveras hos scoutkåren! Under våren kommer vi att kontakta de kårer som är berörda av revisionen. Har kåren ansökt om statsbidrag för avdelningar eller patruller är det varje avdelning eller patrull som måste ha ett årsmötesprotokoll. Det är viktigt att ni har dessa papper klara när ni skickar in er ansökan.
Även MUCF genomför revisioner och även då måste alla handlingar snabbt kunna skickas in.
Utbetalning
Scouternas stämma 2012 bestämde att bidraget till varje godkänd medlemsförening beroende på hur mycket vi tilldelas av MUCF.
Kontakt
Har du frågor? Kontakta oss på support@scouterna.se