14.1. Regional översikt
Som utbildningsgrupp har ni en översikt över alla kursomgångar som gått i regionen/nationellt sedan januari 2019, då Scoutnet började användas som kursadministrativt system.
- Gå till huvudfliken Översikt, klicka på Scouternas folkhögskola, klicka in på rätt utbildnings-grupp.
- Gå till fliken Arrangemang
- Här finns två listor: Kommande och pågående arrangemang och Tidigare arrangemang. Det går enkelt att sortera på start- eller slutdatum.
14.2. Deltagarlista i Scoutnet för kursomgång
För att få en snabb överblick över vilka som ansökt till en kursomgång, gå till fliken Individuellt anmälda deltagare. Detta är särskilt bra för att hålla koll på ansökningsläget, utan att behöva ladda ned deltagarlistor.
14.3. Sök information om enskilda deltagare på kursomgång
Kursteamet behöver i många skeden av kursen ta del av information om ansökningar och deltagare. Utgå från kursens startsida, och klicka på fliken Sök deltagare. Här kan ni söka efter enskilda deltagare och den information som finns rörande deltagaren. När du klickar på personen i listan kommer deras ansökan med svar upp.
14.4. Deltagarlistor i Excel för kursomgång
- För att ladda ner en deltagarlista som Excelfil, utgå från kursens startsida och klicka på fliken Rapporter.
- Tryck på Ladda ner bredvid den lista du behöver. Det finns olika typer av listor, två av dem är mest relevanta i kurssammanhang:
- Rapporter för arrangemang/Alla arrangemangsdeltagare (Enkel lista).
Enkel lista med bara kontaktuppgifter till deltagare, och inga känsliga uppgifter. Bra att ladda ner och skriva ut för att ha en deltagarlista med sig till kursen och skriva ut. - Personer som anmält sig genom frågeformulär/[Namn på ansökningsformuläret]
Deltagarnas svar från ansökningsformuläret finns samlade i denna lista, samt alla uppgifter från personens medlemsprofil i Scoutnet.
Notera! Om en person tagits bort eller avanmält sig kommer denna också hamna i denna typ av Excellista. I kolumnen Registrerad kommer det då stå Nej. Ett tips är att matcha excelfilen med antalet personer som finns under fliken Individuellt anmälda deltagare för arrangemanget i Scoutnet, antalet personer ska vara detsamma.
- Rapporter för arrangemang/Alla arrangemangsdeltagare (Enkel lista).
14.5. Radera sparade deltagarlistor
Så länge det är relevant för kursen att ha kvar en sparad deltagarlista på din enhet är det ok enligt riktlinjer för GDPR. Efter att kursen avslutats, slutrapporterats och hanterats är det viktigt att radera alla listor som sparats lokalt. All relevant information om kursomgångar finns kvar i Scoutnet.
14.6. Automatisk rensning i Scoutnet
Tre månader, 90 dagar, efter att en kurs sista datum i Scoutnet raderas all info kopplad till själva kursen, dvs från frågor som besvarats i ansökningsformuläret. Dessa räknas som känsliga personuppgifter (tex matpreferenser och hälsa), och måste därför raderas när de inte längre är relevanta. Kursomgången och deltagarlistor finns fortfarande kvar i Scoutnet, med alla uppgifter kopplade till deltagarnas/ medlemmarnas profiler (tex kontaktuppgifter, kårtillhörighet och CV).